생산성을 향상 시키는 첫 번째 방안 철저한 업무 분담

생산성을 향상 시키는 첫 번째 방안 철저한 업무 분담 

위임하기

위임을 할 때는 얻고자 하는 최종 결과물만 생각해서는 곤란하다. 

상대방에게 어느 정도의 권한과 자율성을 위임하는지에 관해서도 명시해야 한다.

그렇지 않으면 너무 적게 일하는 저성과자와 너무 일을 많이 하는 고성과자 때문에 당황하게 될 것이다. 

이들이 자신에게 정확히 얼마만큼의 권한이 위임되는지를 제대로 인지하는 것은 리더의 역할이다. 

위임의 수준은 크게 다섯 레벨로 나눠볼 수 있다. 

 

1레벨 위임 

담당자가 더도 말고 덜도 말고 딱 내가 요구하는 만큼 업무를 완수해 주기를 바라는 것이 1레벨 위임이다. 

• '지금부터 말씀드리는 일을 맡아주시면 됩니다' : 상대방이 해주길 바라는 일이 무엇인지를 똑바로 말한다. 내 마음을 읽을 수 있는 사람은 아무도 없으니, 모호한 부분이 남지 않도록 분명히 전달해야 한다. 
• '지시 사항에서 벗어나서는 안됩니다' : 확실한 경계를 긋고 나의 기대치를 명시한다. 
• '다른 선택지들도 모두 검토한 후이니, 그대로 해주기만 하면 됩니다' : 1레벨 위임을 선택한 배경과 까닭을 설명한다. 

1레벨 위임은 신익 직원 , 막 업무에 투입된 직원, 계약직 직원 등에게 일을 맡길 때 유용하며, 필요한 일이 내머릿속에 전부 그려져 있는 상태에서 다른 사람이 실행에 옮겨주기만 하면 될 때 적합하다. 

 

2레벨 위임

2레벨 위임은 담당자가 해당 사안을 검토 및 조사한 뒤 그 결과를 나에게 보고하도록 하고 싶을 때 하는 것이다.

2레벨 위임을 받은 사람은 조사만 해야지 나를 대신해 그 어떤 행동도 해서는 안된다. 

• '지금부터 말씀드리는 일을 맡아주시면 됩니다' : 여지가 없게 말하라. 담당자가 자신의 할 일을 제대로 이해하도록 하는 것이다. 
• '이 사안을 조사한 다음 , 조사 결과를 저에게 보고하시면 됩니다' : 이때, 조사의 뜻이 무엇인지도 정확하게 전달해야 한다. 단순히 인터넷 검색만 해오기를 바라는지 아니면 온라인 설문 조사를 하고 고객들에게 전화를 돌리고 관련 업체에서 견적을 받기까지 원하는지 명확하게 조사의 범위를 알려주어야 한다. 
• '보고 내용을 토대로 논의를 하도록 합시다' 어떤 조치를 취할지는 제가 결정한 뒤, 맡길일이 있으면 다시 말씀드리도록 하겠습니다. : 여기에는 두 가지 중대한 사항이 포함되어 있다. 첫째, 조사 결과가 나오면 담당자는 나와 함께 논의를 해야 한다. 둘째, 결정권자는 나다. 담당자에게는 결정권이 없음을 분명하게 짚고 넘어가야 한다. 

2레벨 위임은 아직 어떤 결정을 내릴 준비가 되지 않은 상태에서 , 나를 대신해 정보를 수집해줄 사람이 필요할 때 큰 도움이 된다. 

 

3레벨 위임

3레벨 위임에서부터는 담당자에게 문제 해결 과정에 참여하며 스스로 움직일 여지를 많이 준다. 그렇지만 최종 결정은 여전히 나다. 

• '지금부터 말씀드리는 일을 맡아주시면 됩니다 ' : 명시적일 것 , 여기에서도 앞에서와 같은 규칙이 적용된다.
• '이 사안을 조사한 뒤 , 어떤 선택 안들이 있는지 정리한 것과 함께 추천 안을 제출하시면 됩니다' : 2 레벨 위임에서와 마찬가지로 담당자가 하길 바라는 조사의 유형과 수준을 명확히 전달해야 한다. 3레벨에서는 한 단계 더 나아가 , 가능한 선택 안 들을 평가하고 , 담당자에게 결정을 내리도록 하지만 결정을 실행하는 권한은 없다. 
• '각 안의 장단점을 싣고 , 어떤 안을 취합하는 것이 좋은지 생각한 바를 알려주시면 됩니다' : 이렇게 담당자에게 업무 결과를 보여달라고 말해야 한다. 담당자가 결정에 이르게 된 사고 과정을 먼저 보여줘야 그의 결정에 동의할지 말지를 정하겠다는 뜻을 전달해야 한다. 담당자는 자신이 왜 그 추천 안을 선택하게 되었는지 나에게 설명까지 해야 한다. 
• '합당하다고 판단될 경우 , 담당자께서 그 안을 직접 진행할 수 있도록 권한을 위임하겠습니다' : 이때 자신의 추천 안이 합당하다고 나를 설득하는 것은 담당자의 과제다. 나를 설득하지 못하면 담당자의 조사 내용과 주장은 모두 잘못된 셈이다. 반면 담당자가 업무를 훌륭하게 완수했다면 추천안을 최종적으로 승인하고 , 그가 직접 진행할 수 있도록 권한을 위임하면 된다. 

3레벨 위임은 내가 양성하고 있는 미래의 리더에게 업무를 위임할 때 선택할 수 있는 좋은 선택지다. 만일의 위험을 감수할 필요 없이 상대방의 의사결정 능력을 알아볼 안전한 기회도 된다. 3레벨에서부터는 조치에 관한 의사 결정을 담당자에게 위임하기 시작한다. 

 

4레벨 위임

4레벨 위임에서는 담당자가 선택 안 들을 평가하고 , 스스로 결정하고 , 결정을 실행한 뒤 , 그렇게 했다고 나에게 보고하기만 하면 된다. 

• '지금부터 말씀드리는 일을 맡아주시면 됩니다' : 앞선 레벨들과 같다.
• '내릴 수 있는 최고의 결정을 내리시면 됩니다' : 담당자에게 결정을 내리라고 명확하게 요청한다. 담당자는 우선 조사도 해야 한다. 4 레벨 위임에서 담당자는 3 레벨 위임에서와 마찬가지로 조사를 수행하지만 , 나의 의사결정이 아닌 자기 자신의 의사결정을 위해서 조사하는 것이다. 
• '그리고 실행에 옮기시면 됩니다' : 나의 재가를 기다릴 필요 없이 바로 실행에 착수하기를 바란다는 사실을 분명히 전한다. 마침내 운전대에서 손을 떼는 단계가 되는 것이다. 담당자가 나를 대신해서 행동해도 좋다고 확실하게 믿을 수 있을 때만 4레벨 위임을 진행해야 할 것이다. 
• '그렇게 한 뒤 제게 알려주시면 됩니다 ' : 담당자가 한 결정에 대해 내가 옳고 그름을 따지고 들 여지를 남겨두는 것이 아니다. 결정은 이미 내려졌고 , 돌이킬 수 없다. 이 구절의 목적은 원활한 의사소통을 위해 내가 최신 진행상황에 대한 정보를 얻는 것에 있다. 향후 또다시 위임이 필요한 상황을 대비해 담당자의 의사 결정 능력을 파악해 둘 좋은 기회가 되기도 한다. 
• '진행상황을 계속해서 보고해 주세요 ' : 이 부분은 선택 사항으로 , 많은 내용이 빠르게 진척되는 경우 거나 장기 프로젝트 일 때 유용하다. 이메일을 통해 매주 보고하거나 기존 희의 안건에 추가하라는 식으로 선호하는 보고 방식을 명시하는 것도 좋다. 

4레벨 위임은 신진 리더들을 대상으로 위임을 할 때 적합하다. 그들에게는 자율권과 의사 결정 경험을 제공하면서 , 나는 그들의 업무 수행 능력을 가늠할 충분한 기회를 얻게 되기 때문이다. 또한 4레벨 위임은 비즈니스에 필수적이지 않거나 결과에 크게 신경이 쓰이지 않는 업무를 위임하는 데도 적합하다. 예를 들어 고객들을 위한 크리스마스 선물을 준비하고 보내는 일은 비서에게 하여도 무방하다. 

 

5레벨 위임

5레벨 위임은 결정 권한까지 떠나보내며 사실상 프로젝트 또는 업무의 전 과정을 다른 사람에게 넘기는 것이다. 

담당자는 생각하는 최고의 결정을 내리면 된다. 어떤 결정을 내렸는지 보고할 의무도 없다. 

• ' 지금부터 말씀드리는 일을 맡아주시면 됩니다 ' : 앞선 레벨들과 마찬가지다.
• '담당자께서 생각하는 최고의 결정을 내려주시면 됩니다 ' : 4 레벨 위임에서처럼 담당자에게 사안을 조사해 장단점을 평가한 뒤 , 최고의 선택 안을 찾아 결정을 내리라고 명시해줘야 한다.
• ' 제게 어떠한 결정을 내렸는지 일의 결과를 보고할 필요도 없다' : 이 부분이 4레벨 위임과 5레벨 위임을 가르는 결정적인 차이가 있다. 이내용으로 인해 담당자는 나에게 보고해야 하는 의무로부터 면제되고 , 나는 이 업무에서 공식적으로 벗어난다. 

5레벨 위임은 위엄하기의 마법이 벌어지는 곳이다. 내 업무를 위임해도 좋겠다고 온전히 확신할 수 있는 인물이 있을 때, 또는 반드시 처리해야 하지만 결과가 나에게 별로 중요하지 않는 업무가 있을 경우에 5레벨 위임을 하면 된다. 

 

이처럼 다섯 단계의 레벨을 활용하면 개인적 업무 분담을 완화하고 스트레스를 줄일 수 있다. 또 팀원들에게 각 수준에서 위임된 업무를 차례차례 경험하고 기량을 발전시킬 수 있는 기회도 제공하게 된다.